Facility management nebo také technická správa nemovitostí, je obor zaměřený na efektivní a udržitelné spravování budov a jiných zařízení.
Úkolem FM je zajistit, aby byla budova řádně udržována a fungovala tak, jak má, což zahrnuje údržbu a opravy, správu bezpečnosti a požární ochrany, čištění, správu prostoru a mnoho dalších aspektů souvisejících s provozem budovy.
Facility management je velmi důležitý pro komerční nemovitosti, protože kvalita a efektivita správy nemovitosti mohou mít vliv na hodnotu nemovitosti, spokojenost nájemců a celkový výkon investice.
Facilit management může být poskytován buďinterními zaměstnanci vlastníka nemovitosti, nebo to mohou být externí firmy specializující se na tuto oblast, které poskytují své služby různým vlastníkům nemovitostí.
Správce osobních údajů:
108 AGENCY, a.s. a Členové skupiny 108 AGENCY (108 AMCR, s.r.o., 108 Investment Advisory s.r.o.)
Zpracovatelé osobních údajů:
Realman s.r.o.,
Spolek kompetentních logistiků a dodavatelů SKLAD (108 AGENCY, a.s., AIMTEC a. s., Blumenbecker Prag s.r.o., JK Logistika a.s., LogTech, s.r.o., STILL ČR spol. s r.o., Zebra Technologies CZ s.r.o., HAPPY END s.r.o.)
Bitrix, Inc.,
Google LLC
Správce a zpracovatelé jsou povinni zajistit technické, fyzické, organizační a procesní zabezpečení, jež budou v souladu s odvětvovými standardy, aby zabránili neoprávněnému přístupu ke zpracovávaným osobním údajům, narušení jejich důvěrnosti, zabezpečení, ztrátě, neoprávněnému zničení nebo změně („bezpečnostní incident“), a to vše v souladu s instrukcemi a interními politikami správce a s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů.
Zpracování bez souhlasu
V zájmu zajištění co největší ochrany soukromí subjektu údajů, má každý subjekt údajů právo vznést námitku, aby jeho/její osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Více o právech subjektu údajů souvisejících se zpracováním osobních údajů naleznete v článku 1.7 tohoto prohlášení.
Zpracování na základě souhlasu
Pokud správci neudělíte souhlas se zpracováním osobních údajů k účelům uvedených výše nebo některým z nich (Zpracování na základě souhlasu), neznamená to, že Vám správce v důsledku toho odmítl poskytnout výrobky nebo služby.
Osobní údaje správce získal přímo od Vás, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunikace nebo z uzavřených smluv. Mimo to osobní údaje pocházejí z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního rejstříku. Dále správce získal osobní údaje od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání Vašich osobních údajů a se kterými spolupracuje a dále z informací ze sociálních sítí a internetu, které jste tam Vy sám/sama umístil/a.
K zajištění Vaší spokojenosti z řádného plnění závazku, k zajištění plnění zákonných povinností, k zajištění personalizované nabídky zboží a služeb správce a k dalším výše vyjmenovaným účelům zpracovává správce následující kategorie osobních údajů:
a) základní identifikační údaje – jméno, příjmení, adresa bydliště a identifikační číslo;
b) kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa;
c) informace o využívání produktů a služeb správce – jedná se o údaje o tom, jaké produkty a služby jste u správce sjednané měli a jaké využíváte nyní, včetně nastavení produktů, rozsahu čerpání služeb apod.;
d) informace ze vzájemné komunikace – informace z e-mailů, ze záznamů telefonických hovorů nebo jiných kontaktních formulářů;
e) fakturační a transakční údaje – jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách;
f) geolokalizační informace - informace z internetového prohlížeče nebo mobilních aplikací, které využíváte;
Osobní údaje budou přístupné výše uvedený správcům a zpracovatelům osobních údajů, jakožto i pověřeným zaměstnancům a zástupcům Členů skupiny 108 AGENCY.
Osobní údaje budou zpracovávány do doby odvolání souhlasu nebo po dobu, po kterou je to nezbytné ve vztahu k účelům výše uvedeným (tj. po dobu trvání smlouvy, existence zákonné povinnosti správce), nikoliv však po dobu delší než 10 let.
Po uplynutí této doby budou všechny údaje nenávratně zničeny. Správce bude uchovávat osobní údaje v nezbytném rozsahu za účelem prokázání svého jednání v souladu s platnými právními předpisy.
Správce dělá vše pro to, aby zpracování Vašich údajů probíhalo řádně a především bezpečně. Vám jsou garantována práva popsána v tomto článku, která můžete u správce uplatnit.
Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytuje správce bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je správce oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si správce vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.
Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám správce poskytne co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu je správce oprávněn v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás bude správce informovat.
Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů
Jste oprávněn/a od správce požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích správce, jeho zástupci a zaměstnanci odpovědném za ochranu osobních údajů, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu Vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.
Pokud správce hodlá dále Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Vám ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace. Informace Vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v této Informaci, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.
Právo na přístup k osobním údajům
Jste oprávněn/a od správce požadovat informaci, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o Vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
Právo na opravu
Pokud došlo na Vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od správce požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
Právo na výmaz (právo být zapomenut)
V určitých stanovených případech máte právo požadovat, abych správce Vaše osobní údaje vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, můžete se však na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes Vaše právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
Právo na omezení zpracování
Správce zpracovává Vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, můžete podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
Právo na přenositelnost údajů
Pokud si přejete, aby správce poskytl Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předá správce Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud mu v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.
Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování
Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že správce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na správce obrátit a požádat jej o vysvětlení či námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování.
Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/ .
Právo odvolat souhlas
Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat a to buď vyplněním formuláře/odškrtnutím políčka/zasláním odvolání na adresu sídla správce nebo pomocí linku v e-mailové komunikaci.
Veškerá tato práva mohou být vykonána prostřednictvím emailu na adresu: [email protected] nebo dopisem společnosti 108 AGENCY, a.s., Příběnická 939/20, 130 00 Praha 3, Česká republika.
Máte právo obrátit se na oddělení odpovědné za ochranu osobních údajů v rámci 108 AGENCY na adrese [email protected] nebo taktéž právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů).
____________________________________________________________________________
[1] Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který byl správci udělen.
Zákonnost zpracování dále vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájí správce své oprávněné zájmy nebo ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.
[2] Oprávněné zájmy Správce jsou zejména řádné plnění veškerých smluvních závazků Správce, řádné plnění veškerých zákonných povinností Správce, přímý marketing, ochrana Správcova podnikání a majetku a v neposlední řadě také ochrana životního prostředí a zajištění udržitelného rozvoje.